株式会社ソフィアホールディングス

個人情報保護方針

制定日：平成19年4月1日
最終改定：2026年2月16日
株式会社ソフィアホールディングス
代表取締役　飯塚秀毅

株式会社ソフィアホールディングス（以下、「当社」といいます。）は、個人情報を適切に保護することを企業の重要な社会的使命と認識し、役員をはじめ全従業者が個人情報保護に関する法令等を遵守することを徹底します。当社は、以下の基本方針を実現するため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し、社会的要請の変化に応じて継続的な改善に取り組むことを宣言します。

個人情報の取得・利用・提供

当社は、株式等の保有を通じた企業グループの統括・運営等において、個人情報を適切に取得・利用・提供します。個人情報を取得する際には、利用目的および第三者提供の有無を事前に明確にし、本人の同意を得た上で、目的の範囲内で適切に利用します。また、目的外利用を防止するための措置を講じます。
目的外利用の禁止

当社は、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。目的外利用を防止するため、社内規程を整備し、従業者に対して適切な監督を行います。
安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等のリスクに対し、合理的な安全管理措置および予防・是正措置を講じます。
法令等の遵守

当社は、個人情報保護法、関係省庁が定めるガイドライン・指針、JIS Q 15001その他の関連規範を遵守します。
継続的改善

個人情報の適切な利用および保護を徹底するため、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直しと改善を行います。
苦情および相談への対応

当社の個人情報の取扱いに関する苦情および相談については、下記の「個人情報に関する苦情および相談窓口」にて迅速かつ適切に対応します。

個人情報に関する苦情および相談の問合せ先
株式会社ソフィアホールディングス
個人情報に関する苦情および相談窓口
電話：03-6381-5450　FAX：03-6381-5451

個人情報の取扱いについて

1. 1. 個人情報保護管理者
    株式会社ソフィアホールディングス（以下、「当社」といいます。）は、個人情報を適切かつ安全に管理するため、以下の者を個人情報保護管理者として任命し、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい、法令違反等の防止に努めています。
    個人情報保護管理者：代表取締役　飯塚秀毅
    連絡先　03-6381-5450
  2. 個人情報の利用目的
    当社は、以下の利用目的のために個人情報を取得・利用します。
    ⅰ．来訪者に関する個人情報
    ・担当者への連絡および入退館管理
    ⅱ．株主の皆様に関する個人情報
    ・会社法に基づく権利の行使および義務の履行
    ・株主様と当社との関係を円滑にするための各種方策の実施
    ・法令に基づく株主様データの作成・管理
    ⅲ．お問合わせによって取得する個人情報
    ・お問合わせへの回答
    ⅳ．採用候補者および従業員に関する個人情報
    ・採用選考および事務連絡
    ・業務連絡および人事・労務管理
    ・お問合わせへの対応
  3. 個人情報の第三者提供
    当社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
    - 本人の同意がある場合
    - 法令に基づく場合
    - 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意取得が困難な場合
    - 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
    - 国または地方公共団体等が法令に基づく事務を遂行するために協力が必要で、本人の同意取得により当該事務に支障が生じるおそれがある場合
    - 当社が業務を委託する場合（※委託先管理は次項に従う）
    - 事業承継に伴う提供で、承継前の利用目的の範囲内で取り扱われる場合
    - 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱う場合
  4. 個人情報の委託
    当社は、サービス向上のため業務の一部を外部に委託することがあります。その際、個人情報を委託先に預託する場合は、適切な管理体制を有する委託先を選定し、契約等により個人情報の適正管理および機密保持を義務付け、適切な監督を行います。
  5. 個人情報の提供がない場合
    個人情報の提供は任意ですが、提供いただけない場合、当社サービスの提供や取引に支障が生じることがあります。
  6. 開示対象個人情報
    当社は、本人からの開示、訂正、追加、削除、利用目的の通知、消去、第三者提供の停止（以下「開示等」といいます。）の求めに応じることができる個人情報を「開示対象個人情報」とし、本人からの求めに遅滞なく対応します。
  7. 開示対象個人情報の開示等
    当社は、開示対象個人情報について本人から開示等の申し出があった場合、本人確認を行ったうえで、合理的な範囲で開示します。ただし、以下のいずれかに該当する場合は、当該請求にかかる個人情報の全部または一部を開示しないことがあります。その場合には、理由を通知します。
    - 申請書に記載されている住所と当社の登録住所が一致しない場合等、ご本人からの請求であることが確認できない場合
    - 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    - ご提出いただいた申請書類に不備があった場合
    - 当社の業務の遂行に著しい支障を及ぼすとき
    - 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれのあるとき
    - 他の法令に違反することとなる場合
    開示対象個人情報の利用目的
    当社の開示対象個人情報の利用目的は、「２．個人情報の利用目的について」のとおりです。
  8. 本人確認について
    当社では、以下のいずれかの方法にて本人確認を行います。
    1. 提供を受けている電話番号へ当社から発信し、本人を確認します。
    2. 提供を受けているメールアドレスへ当社からメールを送信し、その返信により本人であることを確認します。
    3. 手続き時に、氏名・住所・電話番号・生年月日を確認し、本人であることを確認します。
    代理人による手続きの場合
    
    代理人には、委任状または法定代理人であることを示す書面をご提示いただきます。
    
    また、代理人の本人確認については、委任状又は法定代理人としての資格を示す書面等正規の代理人であることを証明する書面と運転免許証またはパスポートを提示のうえで、本人確認を行います。
  9. 安全管理措置について
    当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、個人情報の安全管理において、下記の組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じ、適切に管理しています。
    - 組織的安全管理措置
    - 人的安全管理措置
    - 物理的安全管理措置
    - 技術的安全管理措置
  10. 開示等の求めに応じる手続き
    当社では、本人確認を行った後、ご本人に「個人情報開示等請求書」を郵送します。本人から「個人情報開示等請求書」が返送された場合、開示等の求めに対し、遅滞なく回答します。
    回答方法は、電話または文書の郵送とします。
    なお、開示等の請求にあたり、当社では手数料の徴収はいたしません。
  11. 個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談について
    個人情報に関する苦情および相談、開示等に関するお問合わせは、下記の個人情報に関する苦情および相談窓口です。
  12. 個人情報についてのお問合わせ、開示等又は苦情・ご相談の申し出先
    個人情報についてのお問合わせ、開示等又は苦情・ご相談を必要とされる場合は、下記にお申し出ください。
  株式会社ソフィアホールディングス
  個人情報に関する苦情および相談窓口
  所在地：〒105-0022
  東京都港区海岸1-15-1
  スズエベイディアム5階
  電話：03-6381-5450